- Voraussetzung für die steuerliche Abzugsfähigkeit

Formelle Anforderungen an das Belegwesen

In der Praxis offenbart sich regelmäßig das Problem, dass gesetzliche Anforderungen an das Belegwesen als Voraussetzung für die steuerliche Abzugsfähigkeit zum Teil nicht erfüllt werden.

Formelle Anforderungen an das Belegwesen
Voraussetzung für die steuerliche Abzugsfähigkeit

Bei einem möglichen Aufgriff solcher Sachverhalte im Rahmen einer Außenprüfung können sich daraus erhebliche steuerliche Konsequenzen ergeben. Im Folgenden werden dazu der Vorsteuerabzug sowie der Abzug von betrieblich veranlassten Bewirtungsaufwendungen thematisiert. Ziel dieses Beitrags ist es auch, Sie für das Thema zu sensibilisieren, damit bereits im Vorfeld fehlende Belegformalien ergänzt bzw. berichtigt werden.

Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist das Vorliegen einer ordnungsmäßigen Rechnung. Diese muss grundsätzlich folgende Angaben beinhalten: den vollständigen Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die Steuernummer und / oder Umsatzsteuer-ID-Nummer des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum der Rechnung, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Menge und Art der Lieferung oder sonstigen Leistung, den Leistungszeitpunkt sowie den Nettobetrag, den Steuersatz, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag. Bei Rechnungen über Kleinbeträge, deren Gesamtbetrag EUR 150,00 nicht übersteigt, müssen mindestens der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum der Rechnung, die Menge und Art der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie der Steuersatz, der Steuerbetrag und der Bruttobetrag im Rechnungspapier ausgewiesen sein.

Abzugsfähigkeit von Bewirtungsaufwendungen

Die Bewirtungen von Geschäftspartner ist regelmäßig Bestandteil des allgemeinen Geschäftsgebarens. Den Abzug von Bewirtungsaufwendungen in Höhe von 70% erkennt auch die Finanzverwaltung als Betriebsausgabe an, wenn die Aufwendungen nach der üblichen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind und die betriebliche Veranlassung der Aufwendungen nachgewiesen ist. Der Nachweis der betrieblichen Veranlassung ist dann erbracht, wenn der Ort, der Tag, die Teilnehmer und der Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen schriftlich auf dem Beleg dokumentiert sind. Wurde die Bewirtung in einer Gaststätte durchgeführt, sind lediglich die Teilnehmer und der Anlass schriftlich zu dokumentieren und dem Bewirtungsbeleg beizufügen. Für den Vorsteuerabzug wird unter Bezug auf die vorangegangen Ausführungen noch einmal darauf hingewiesen, dass Bewirtungsbelege mit einem Rechnungsbetrag von über EUR 150,00 auch den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers enthalten müssen.

In der Praxis taucht immer wieder das Problem auf, dass die notwendige Dokumentation gar nicht oder nur unzureichend erfolgt. Insbesondere bei den Angaben zum Bewirtungsanlass wird gern auf Formulierungen wie beispielsweise „Geschäftsmeeting“, „Arbeits-“ oder „Hintergrundgespräch“ zurückgegriffen. Diese Beschreibung als Bewirtungsanlass wird von der Finanzverwaltung als nicht ausreichend erachtet. Daher sollte der Gegenstand der Bewirtung stets hinreichend dokumentiert werden.

Die vorgenannten Ausführungen zeigen, dass der Ordnungsmäßigkeit von Belegen eine erhebliche Bedeutung für die steuerliche Abzugsfähigkeit beigemessen wird. Spätere Berichtigungen von Belegen können mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden sein, die möglicherweise zur vollständigen Versagung der steuerlichen Abzugsfähigkeit führen können. Daher ist es notwendig, eine Belegprüfung sowie erforderliche Dokumentationen zeitnah durchzuführen, um mögliche Risiken im Rahmen einer Außenprüfung zu minimieren.

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