- Zeit für IT-basierte Lösungen

Neue Konzepte für Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung

Für viele kleine und mittlere Unternehmen sind die laufende Finanzbuchhaltung und die Lohnabrechnung eine äußerst lästige Pflicht.

Formelle Anforderungen an das Belegwesen
Neue Konzepte für Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung

Aufgrund des überschaubaren Arbeitsumfanges bei gleichzeitig hohen fachlichen Anforderungen werden diese Tätigkeitsbereiche gern auf externe Dienstleister ausgelagert. In der überwiegenden Zahl der Fälle übernimmt diese Aufgaben dann der Steuerberater des Vertrauens. Er steht für die zuverlässige, sozial- und steuerrechtskundige und in der Regel auch preiswerte, wenn auch nicht billige, Bearbeitung dieser Aufgaben. Aber er steht oft auch für althergebrachte Arbeitsweisen.

So wird sehr oft noch mit dem sogenannten Pendelordner hantiert und die Belege und Unterlagen werden physisch zwischen Unternehmen und Steuerberater hin- und hergependelt, so als wäre das Internet noch nicht erfunden. Damit einher geht dann noch das Anfertigen von Kopien, die Belege sind ja sonst nicht mehr im Unternehmen. Weitere Folge ist, dass die Finanzbuchhaltung durch den Dienstleister geballt bearbeitet werden muss und trotzdem Auswertungen für den Unternehmer erst mit größerer zeitlicher Verzögerung zur Verfügung stehen.

Besonders bedauerlich ist dies deshalb, weil ja eine Vielzahl von Belegen in der heutigen Zeit bereits digital vorliegen bzw. die für die Finanzbuchhaltung erforderlichen Daten inelektronischer Form be- und verarbeitet werden und dies bei der geschilderten althergebrachten Arbeitsweise außer Acht gelassen wird. Dabei setzen eine Vielzahl von kleinen und mittleren Unternehmen heute nicht nur Bank- und Zahlungsverkehrsprogramme ein, sondern organisieren die gesamte Palette der eigenen Produkte und Dienstleistungen einschließlich Rechnungserstellung und Mahnwesen über moderne und oft individualisierte IT-Lösungen.

Ähnlich sieht es bei der klassischen Lohnabrechnung aus. Für viele Arbeitnehmer sind Onlinekontoauszüge, Telefon- oder Kreditkartenabrechnungen seit Langem schon Routine. Die Lohnabrechnung aber kommt im Umschlag auf altbewährtem Papier.

Dabei existieren seit geraumer Zeit schon intelligente IT-gesteuerte Lösungen für eine effiziente und schnellere Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Berater, die zudem ortsunabhängig sind und quasi als Abfallprodukt noch ein finanzamtlich anerkanntes Belegarchiv generieren. Wobei nicht verheimlicht werden darf, dass als zuverlässig und schnell einzustufende Programme erst dank des stetigen Ausbaus des Internets und der Erhöhung der Übertragungsraten eingesetzt werden können.

Was also ist für eine erste Implementierung zu tun?

Vor der Umsetzung neuer Konzepte steht die Analyse. Die Abläufe sind allen Beteiligten ja bereits bekannt, es ist also nur noch zu prüfen, wo überall und in welcher Form Daten bereits vorliegen, z. B. im elektronischen Kassensystem oder für die Lohnabrechnung in einer IT-gestützten Zeiterfassung. Da trotz des starken Anstiegs elektronischer Belege und Daten doch noch der eine oder andere Beleg in Papierform ins Unternehmen gelangt, ist natürlich auch ein Scanner erforderlich. Zu guter Letzt sind Termine für die Datenübergabe durch das Unternehmen und die Bereitstellung von Auswertungen durch den Berater festzulegen. Kurz: Die Schnittstellen sind zu definieren. Zudem sind für die im Unternehmen zuständigen Mitarbeiter Zugriffsprofile zu erstellen, denn auch in einem kleinen oder mittleren Unternehmen soll nicht gleich jeder alles sehen können!

Läuft der Datenaustausch, kann in einer zweiten Stufe eine Effizienzsteigerung erreicht werden, indem doppelte Arbeiten und Abläufe eingespart oder die elektronischen Daten der Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung für weitere Anwendungen genutzt werden. So können bspw. bisher manuell in die Lohnabrechnung übernommene Urlaubstage direkt durch das Unternehmen im System des Beraters erfasst werden, die elektronischen Debitorendaten werden für Mahnläufe genutzt und die Zahlungsverkehrsdaten werden für die Kreditorenbuchhaltung verwendet.

Fazit

Es ist höchste Zeit, liebgewonnene Gewohnheiten in der Zusammenarbeit mit externen Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsdienstleistern zu überprüfen und dabei die Vielfalt der elektronisch verfügbaren Daten und Datenquellen zu berücksichtigen. Wenn dann durch zeitnahe Auswertungen im Onlinezugriff eine bessere Unternehmenskontrolle und -steuerung möglich wird, ist die Finanzbuchhaltung nicht nur lästige Pflicht, sondern generiert einen eigenen Mehrwert. Sprechen Sie uns gerne an!

Bild: © Shutterstock / Evgeniya Yantseva